Etkinlik ve deneyim tasarımı sektörü son yıllarda hızla büyürken, beraberinde ciddi güvenlik, operasyon ve itibar risklerini de gündeme taşıyor. Tüm Etkinlik Organizatörleri Derneği (TEODER) Başkanı ve Boss Event Marketing Ajans Başkanı Umut Kaya, markalara ve kurumlara önemli bir çağrıda bulundu: “Etkinlik projeleri yalnızca yaratıcı fikir değil, mühendislik disiplini, bilimsel planlama ve uzmanlık gerektirir.”
Kaya’ya göre etkinlik sektörü, dışarıdan bakıldığında dekor, sahne ve eğlence unsurlarından ibaret gibi görünse de perde arkasında çok katmanlı teknik hesaplamalar, risk analizleri ve fizibilite süreçleri yer alıyor.
“Her Etkinlik Aslında Bir Bilimsel Operasyon Projesidir”
Umut Kaya açıklamasında, profesyonel etkinlik ajanslarının yürüttüğü çalışmaların rastlantısal değil, bilimsel temellere dayalı planlama süreçleri içerdiğini vurguladı:
“Bir etkinlik alanının kurulumu, statik yük hesaplarından, insan yoğunluğu analizlerine, acil durum tahliye planlarından, elektrik ve yapısal güvenlik senaryolarına kadar onlarca teknik başlık içerir. Bu çalışmalar yüzlerce örnek vaka, uluslararası standartlar ve saha deneyimi ışığında uzman ekipler tarafından hazırlanır. Bu bir süsleme işi değil, bir operasyon mühendisliğidir.”
Bilimsel Temelden Yoksun Uygulamalar Hayati Risk Taşıyor
Kaya, özellikle referans geçmişi zayıf, teknik kadrosu olmayan ve “merdiven altı” olarak tanımlanan yapıların sektörde yarattığı risklere dikkat çekti:
“Bilimsel temele dayanmayan etkinlik alanı hazırlıkları yalnızca estetik bir eksiklik değildir. Bu durum doğrudan can ve mal güvenliği riski oluşturur. Dünyanın farklı destinasyonlarında sahne çökmesi, konstrüksiyon devrilmesi, elektrik kaynaklı kazalar ve kalabalık yönetimi hataları nedeniyle yaşanmış çok sayıda olumsuz örnek ve kazalar bulunmaktadır. Bunların ortak noktası, uzmanlık yerine maliyet odaklı tercihler yapılmış olmasıdır.”
“Ucuz Görünen Çözüm, En Pahalı Krize Dönüşebilir”
Markaların çoğu zaman teklif aşamasında yalnızca bütçeye odaklanabildiğini belirten Kaya, görünürdeki maliyet avantajlarının gerçekte çok daha büyük kayıplara yol açabileceğini ifade etti:
“Niteliksiz firmaların sunduğu düşük bütçeli çözümler ilk bakışta cazip gelebilir. Ancak olası bir kaza, operasyonel aksama ya da kriz durumunda, markanın itibarı, hukuki sorumlulukları ve maddi kayıpları düşünüldüğünde bu ‘tasarruf’, geri dönüşü olmayan zararlara dönüşebilir. Bir etkinlikte yaşanacak olumsuzluk sadece o günü değil, markanın yıllarca inşa ettiği güveni de etkileyebilir.”
Ajans Seçimi Bir Satın Alma Değil, Stratejik Karardır
Umut Kaya’ya göre etkinlik ajansı seçimi, tedarikçi seçimi değil, stratejik iş ortağı kararıdır:
Bu başlıkların ajans seçiminde temel kriter olması gerektiğini vurgulayan Kaya, sözlerini şöyle tamamladı:
“Etkinlik sektörü yaratıcılıkla beslenir, ancak güvenlikle ayakta durur. Markalarımızın, kurumlarımızın ve katılımcıların güvenliği, yalnızca estetik değil, bilimsel ve teknik yeterlilik gerektirir. Nitelikli ajanslarla çalışmak bir lüks değil, sorumluluktur.”
